Pendataan Ulang Biosystem 4.1 Offline

Beberapa hari ini kita disibukkan dengan proses pendataan peserta ujian nasional ( UN ) tahun pelajaran 2011/2012. Aplikasi yang digunakan adalah Biosystem V. Hingga pada tahun pelajaran 2011/2012 ini sudah menggunakan versi 4.1. Sebelumnya, memang setiap tahun kita melakukan proses ini tetapi saking seringnya malah lupa cara menggunakan aplikasi biosystem ini.
Sedikit tips agar kita tidak kesulitan apabila tahun depan menggunakan aplikasi ini. Tulislah langkah-langkah cara menggunakannya dan tempatkan dalam satu folder dimana aplikasi biosystem itu berada. Cara praktis lainnya, adalah dengan mengunjungi situs resmi  di http://data.pdkjateng.go.id . Download petunjuk atau panduan menggunakan biosystem.
Menggunakan aplikasi Biosystem offline memang sedikit memakan waktu apabila dalam setiap tahun harus menginput data siswa dari kelas I sampai dengan kelas VI secara manual dalam arti harus mengisinya satu-persatu mengulangi proses yang sama seperti tahun kemarin. Njimet bukan?. Apalagi bagi sekolah yang mempunyai jumlah murid yang sangat banyak. Bisa-bisa pekerjaan baru diselesaikan dalam satu minggu, padahal kan cuman dikasih waktu 3 hari. Gimana dong?
Nha,... untuk melakukan proses pendataan ulang peserta UN dari kelas I sampai dengan kelas VI, bisa dengan cepat dilakukan daripada harus mengisi kembali satu-persatu,  dapat menggunakan cara seperti ini ,

1. Copy kan folder biosystem versi yang lama atau tahun lalu pada sebuah folder baru. Ini bertujuanuntuk mem-back up, kalau terjadi kesalahan nantinya.
2. Bukalah folder Biosystem 4.1 oflfine.
3. Buka lagi folder "BIODATA" yang ada pada folder Biosystem 4.1, lalu cari  file yang berekstensi  data base ( db). Misalnya D03_20_025 dalam arti 03: kode provinsi, 20 : kode kabupaten dan 025: kode sekolah. Tentunya kode diatas disesuaikan dengan sekolah anda.
4. Sebelumnya pada  WINDOW EXPLORER, klik menu Tool, Folder Option, View, dan pada folder hide files and folders klik ( hilangkan centang ) didepan hide extentions for know files types. Hal ini bertujuan untuk menampilkan ekstensi ( db) dari file yang dimaksud secara default window disembunyikan.
5. Ganti nama file D03_20_025.db menjadi D03_20_025.mdb.( ada penambahan huruf  m ). Ini berarti file telah berganti menjadi berextensi Microsoft Office Access Data Base.
6. Klik file tersebut. Anda akan dibawa pada aplikasi Microsoft Office Access 2007. Pada Security Warning ( diatas lembar kerja ) ubahlah menjadi enable this contens pada pilihan Options.
7. Sekarang tinggal meng-edit data siswa . Hapuslah data siswa kelas VI yang telah lulus dan pindahkan siswa kelas V yang naik ke kelas VI, begitu juga dengan kelas yang dibawahnya dengan cara copy dan paste. Setelah selesai simpan dan tutup aplikasinya.
8. Ganti kembali file D03_20_025.mdb menjadi D03_20_025.db. Agar filenya terbaca lagi oleh Biosystem.
9. Bukalah Aplikasi Biosystem Offline seperti biasa, sesuai user name dan password yang anda miliki.
10. Masukkan data siswa baru ( kelas I ) dan edit data siswa pada kelas-kelas  diatasnya, apabila tidak sesuai lagi dengan data yang baru, misalnya pindah atau mutasi ke sekolah lain. Sehingga data dapat benar-benar valid. Setelah selesai,  jangan lupa untuk meng-EXPORT data untuk Biosystem Online yang yang berada pada menu PROSES pada Aplikasi BioSystem 4.1. sehingga terdapat file yang berekstensi  ( .buf ) pada folder LAPORAN di Folder Biosystem 4.1

Demikianlah sedikit tips bagi anda dalam mengisikan data siswa pada aplikasi Biosystem. Untuk download aplikasinya dapat anda kunjungi situs resmi diatas. Semoga dapat membantu.